Conditions Générales de Ventes - Locations et prestations annexes

1. Préambule

L’INSTITUT DE RECHERCHE CONTRE LES CANCERS DE L’APPAREIL DIGESTIF (ci-après « l’IRCAD ») propose à ses
clients de réserver ses salles de réunion, ses salles de conférence, ses auditoriums ou ses lobbys, pour l’organisation d’événements à caractère privé ou professionnel, notamment réunions, formations, recrutements, séminaires, conférences, conférences de presse, etc., incluant ou non des prestations de bouche (ci- après un « Evènement »), sur ses sites internet www.ircad.fr et www.les-haras-biocluster.com (ci-après le « Site »), par courrier électronique à l’adresse event@ircad.fr. Les présentes conditions générales de vente de l’IRCAD (ci-après les « CGV ») définissent les droits et obligations des parties dans le cadre d’une réservation d’un Evènement.

Toute réservation par l’acceptation et la signature d’un devis emporte acceptation sans restriction ni réserve des CGV par le Client. Le Client reconnaît et déclare avoir obtenu de l’IRCAD toutes les informations nécessaires sur le Site et avoir la pleine capacité juridique lui permettant de s’engager au titre des CGV. Le Client dispose de la faculté de sauvegarder et d’éditer les CGV à partir du Site en utilisant les fonctionnalités standards de son navigateur ou ordinateur ou d’en solliciter une copie sur papier lors de son arrivée.

2. Définitions

Dans la suite des présentes, les termes ci-dessous auront la signification suivante :

« Confirmation de réservation »

Courrier électronique envoyé par l’IRCAD au Client confirmant la réception du devis accepté et signé par le Client et l’encaissement de l’acompte de trente pour cent (30%).

« Client »
Personne physique ou morale agissant pour ses besoins personnels ou professionnels.

« Consommateur »

Toute personne physique qui agit à des fins qui n’entrent pas dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale »

« Courrier électronique »

Tout message, sous forme de texte, de voix, de son ou d’image, envoyés par un réseau public de communication, stocké sur un serveur du réseau ou dans l’équipement terminal du destinataire, jusqu’à ce que ce dernier le récupère.

« Demande de réservation » :

Demande de réservation effectuée par le Client par tous moyens.
« Devis »

Devis établi par l’IRCAD sur la base des prestations visées par le Client dans sa Demande de réservation.

« Site » :

Service électronique exploité par la société l’IRCAD sur le réseau internet et accessible aux adresses :https://resa.ircad.fr/formPage/?section=1, www.ircad.fr et www.les-haras-biocluster.com.

3. Nature de l’évènement

La nature de l’Evènement sera conforme à celle figurant dans les demandes et confirmations de réservation.

Sont exclus les évènements à caractère politique, religieux ou militant ainsi que toutes manifestations susceptibles de provoquer controverses ou troubles publics.

Le nombre de personnes indiqué pour chacune des salles ne doit pas être dépassé pour motif de sécurité, ce que le Client reconnaît et accepte.

4. Nature des prestations et conditions financières

Les détails et les prix des prestations sont ceux stipulés dans le devis dûment accepté et signé par le Client. La location comprend l’espace souhaité avec la fourniture du mobilier installé selon la configuration souhaitée par le Client.

La location fait l’objet de prestations complémentaires ou facultatives ajoutées par l’IRCAD selon la demande du client. Chaque prestation est ajoutée au devis et fait l’objet d’un tarif clairement indiqué sur la ligne correspondante.

Les prestations supplémentaires (boissons variées, pause petit-déjeuner, pause gourmande corbeille de fruits, buffet cocktail, plateau sandwich, plateau-repas, formule déjeuner ou dîner, photocall, autres prestations complémentaires) seront spécifiées et tarifées dans le devis.

A chaque tranche de 50 personnes, une hôtesse supplémentaire est obligatoirement ajoutée et sera mentionnée sur le devis.

Aucun service de boissons ou traiteur ne peut être organisé par le Client avec des prestataires extérieurs. Ainsi, toute prestation de bouche ne pourra être réservée qu’auprès de l’IRCAD qui les fera réaliser par ses propres prestataires.

5. Durée et horaires de l’Evènement

La durée de l’Evènement sera conforme aux horaires spécifiés dans le devis. La prise de possession et la libération de l’espace loué devront intervenir dans le créneau horaire convenu. Pour tout dépassement d’horaires non prévu, un supplément sera facturé. Ces dépassements ne sont accordables qu’en fonction des disponibilités.

6. Dépôts de matériels

En cas de dépôt de matériels avant ou après la location, ceux-ci restent sous la responsabilité du client. Les livraisons intervenant avant l’Evènement font l’objet d’un accord préalable fixant la nature, le conditionnement et le poids des objets ainsi que les horaires (livraisons admises de 8h à 12h et de 14h à 17h les jours ouvrés)). La reprise du matériel du Client doit s’effectuer immédiatement après l’Evènement ou à défaut être emballé et affranchi d’une étiquette de retour apposée et préparée par le client.

7. Prix - Paiement

  1. Toutes les prestations sont payables en euros, toutes taxes comprises.
  2. Les prix tiennent compte de la TVA applicable au jour de la commande et tout changement du taux applicable à la TVA sera automatiquement répercuté sur les prix indiqués à la date de facturation.
  3. Toute modification ou instauration de nouvelles taxes légales ou réglementaires imposées par les autorités compétentes seront automatiquement répercutées sur les prix indiqués à la date de la facturation.
  4. Un acompte de 30% du montant total des prestations commandées est exigible à l’acceptation du devis le cas échéant.
  5. Le solde des prestations, déduction faite de l’acompte de 30%, sera exigible à réception de facture par virement bancaire.
  6. En cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé.
  7. En cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant l’échéance du règlement. Le taux d’intérêt de ces pénalités est égal à trois fois le taux d’intérêt légal.
    Il sera également fait application de plein droit d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros selon l’article D. 441-5 du code du commerce. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justification.

8. Confirmation des réservations – Acompte

  1. Une réservation sera considérée comme ferme et définitive dès retour du devis daté, signé et revêtu de la mention
    « Bon pour accord », des coordonnées des interlocuteurs ayant pouvoir de décision et de ceux en charge du suivi de la réservation, des coordonnées complètes de facturation, ainsi que la réception de l’acompte de 30% le cas échéant.

    Une Confirmation de réservation sera alors adressée au Client par Courrier électronique.

    Le Client reconnaît avoir pris connaissance de la nature, de la destination et des modalités de réservation des services disponibles sur le Site et avoir sollicité et obtenu des informations nécessaires et/ou complémentaires pour effectuer sa réservation en parfaite connaissance de cause.

    Le Client atteste de la véracité et de l’exactitude des informations transmises.

    L’IRCAD se réserve le droit de refuser une réservation provenant d’un Client indélicat ou « à risque » (exemple : no- show déjà constaté, défaut de paiement, …) ou de lui demander de verser la totalité du prix des prestations au moment de la réservation.

9. Annulation ou modification du fait du Client

  • En application de l’article L. 121-21-8 12° du Code de la consommation, le Client ne dispose pas du droit de rétractation prévu à l’article L. 121-21 du Code de la consommation.
  • Toute annulation de réservation doit être effectuée par écrit (courriel, courrier, recommandé A.R,) et selon les modalités ci-après :

Délai d’annulation

Frais d’annulation

30 jours avant la date de l’Evènement Annulation sans frais ; l’acompte de 30% est restitué intégralement
Entre 29 et 15 jours avant la date de l’Evènement Facturation de la prestation à hauteur de 30 % du devis
Entre 14 et 7 jours avant la date de l’Evènement Facturation de la prestation à hauteur de 70 % du devis
Moins de 7 jours avant la date de l’Evènement Facturation de 100% du devis
  • Les « no shows » (prestations commandées non annulées) seront facturés au Client à hauteur de 100% du devis.
  • Pour les prestations de bouche, le nombre de participants pourra être modifié jusqu’à sept (7) jours avant la date de l’Evènement. En-deçà de ce délai, les participants annulés seront intégralement facturés et l’ajout de participants ne pourra être garanti.

10. Annulation du fait de l’IRCAD

En cas d’annulation d’une réservation par l’IRCAD, quel qu’en soit le motif, l’indemnisation sera strictement limitée au remboursement des acomptes versés.

11. Restitution de la salle

La salle mise à la disposition devra être restituée dans un état correct d’utilisation. En cas de salissures disproportionnées, l’IRCAD se réserve le droit de facturer les frais de nettoyage. En cas de dégradations commises par le Client sur les locaux, les équipements voire les parties communes d’accès aux locaux, les réparations seront évaluées par procès-verbal et seront suivies d’une indemnisation par le Client, sans délai de recours aux assurances.

12. Tarifs

L’IRCAD se réserve la possibilité de modifier ses tarifs sans préavis et ce dès échéance du devis. Les prix figurant sur les devis acceptés et signés ne sont en revanche pas modifiables.

13. Contestations

Toute contestation relative aux présentes prestations relève de la seule compétence des tribunaux de Strasbourg.

14. Dispositions générales

  • Toute réservation est nominative et ne peut en aucun cas être cédée à un tiers, que ce soit à titre gratuit ou onéreux.
  • Les animaux ne sont pas acceptés.
  • Le Client accepte et s’engage à adopter un comportement conforme aux bonnes mœurs et à l’ordre public. Dans le cas contraire, l’IRCAD pourra demander au Client de quitter l’établissement sans aucune indemnité et sans aucun remboursement. Le Client devra s’acquitter du prix de la totalité des prestations commandées.
  • L’interdiction générale de fumer au sein des hôtels et restaurants est applicable en France depuis le 2/01/2008 dans tous les lieux publics, et s’applique donc à l’IRCAD et de manière générale dans l’ensemble de ces établissements.
  • Le Client n’est pas autorisé à apporter ses denrées alimentaires et boissons. S’il souhaite emporter à l’issue du repas une partie des denrées non consommées, il s’engage à se conformer aux lois et règlements en vigueur concernant les mets et boissons, leur transport, l’hygiène et les normes d’hygiène et de manière générale à toutes prescriptions applicables à la restauration de façon à ce que l’IRCAD ne puisse être ni inquiétée ni recherchée en responsabilité.
  • Le client atteste par l’acceptation de l’offre et la signature du devis détenir une assurance de responsabilité civile permettant de couvrir l’organisation de son Evènement

15. Responsabilité

  • Les photographies présentées sur le Site/Brochures/Affichages ne sont pas contractuelles. Même si tous les meilleurs efforts sont faits pour que les photographies, représentations graphiques et les textes reproduits pour illustrer l’IRCAD donnent un aperçu aussi exact que possible des prestations proposées, des variations peuvent intervenir, notamment en raison du changement de mobilier ou de rénovations éventuelles.
  • Des liens hypertextes peuvent renvoyer vers d’autres sites que le Site de l’IRCAD, lequel dégage toute responsabilité quant au contenu de ces sites et aux services proposés.
  • Toute réservation ou paiement qui seraient irréguliers, inopérants, incomplets ou frauduleux pour un motif imputable au Client entraînera l’annulation de la réservation aux frais du Client, sans préjudice de toute action civile ou pénale à l’encontre de ce dernier.
  • Le responsable de l’organisme organisateur de l’Evènement s’engage en son nom et celui de l’ensemble des accompagnants à réguler ses participants en cas de consommation excessive de boissons alcoolisées. L’IRCAD ne peut être tenu responsable de ce fait

16. Respect de la vie privée

  • Le Client est informé, sur chacun des formulaires en ligne de collecte de données à caractère personnel, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque. Les demandes d’informations facultatives sont destinées à mieux le connaitre et améliorer les services qui lui sont proposés.
  • À défaut de renseignement identifié comme obligatoire, l’IRCAD pourrait ne pas pouvoir enregistrer de réservation et gérer les réclamations de ce dernier.
  • Les informations traitées sont destinées à l’IRCAD, à ses partenaires, à ses prestataires, auxquels le Client autorise la communication de ses données personnelles.
  • Dans le cadre de mesures précontractuelles en vue de la réservation ou de l’exécution du contrat de réservation, ils peuvent, chacun pour ce qui les concerne, être destinataires des données d’identité, des données vie personnelle et vie professionnelle, d’informations d’ordre économique et financier, à des fins notamment de réservation et de gestion des réclamations, mais à des fins exclusivement non- commerciales, ce dont le Client déclare avoir connaissance et l’accepter.
  • Le Client dispose d’un droit d’accès de modification, de rectification et de suppression des données qui le concernent. Pour l’exercer il suffit de contacter l’IRCAD de lui en faire la demande aux adresses postale et de courrier électronique mentionnées en tête des présentes CGV.
  • Le traitement des données nominatives a fait l’objet d’une déclaration auprès de la Commission nationale Informatique et Libertés.
  • Le client est responsable de la récupération et du traitement des droits à l’image de ses participants dans le cas de prestations les nécessitants.

17. Convention de preuve

  • La saisie ou la remise des informations bancaires requises, ainsi que l’acceptation des présentes conditions générales et du bon ou de la demande de réservation, constitue une signature électronique qui a, entre les parties, la même valeur qu’une signature manuscrite.
  • Les registres informatisés conservés dans les systèmes informatiques de l’IRCAD seront conservés dans des conditions raisonnables de sécurité et considérés comme les preuves des communications, des commandes et des paiements intervenus entre les parties.
  • Le Client est informé que son adresse IP est enregistrée au moment de la réservation.

18. Force majeure

  • La force majeure s’entend de tout évènement extérieur aux parties présentant un caractère à la fois imprévisible et insurmontable qui empêche l’IRCAD d’assurer tout ou partie des obligations prévues au contrat (exemples : incendie, dégâts des eaux, pandémie, endémie…).
  • L’IRCAD ne pourra être tenu responsable à l’égard du Client en cas d’inexécution de ses obligations résultant d’un évènement de force majeure. Il est expressément convenu que la force majeure suspend, pour l’IRCAD, l’exécution de ses obligations et que chaque partie supporte la charge des frais qui en découlent.

19. Règlement des litiges – Tribunal compétent

  • Le Client est informé par l’IRCAD de la possibilité de recourir, en cas de contestation relative aux présentes conditions générales, à une procédure de médiation conventionnelle ou à tout autre mode alternatif de règlement des différends.
  • Les réclamations relatives à l’inexécution ou à la mauvaise exécution des prestations hôtelières doivent, sous peine de forclusion, être portées à la connaissance de l’IRCAD par écrit dans les huit jours après la date des prestations directement auprès de l’IRCAD par l’intermédiaire de son contact organisateur ou à l’adresse event@ircad.fr.
  • En cas de litige persistant, compétence exclusive est donnée aux juridictions du ressort du Tribunal de grande instance de Strasbourg, y compris en référé.

20. Loi applicable - Tribunal compétent

  • Les présentes Conditions générales de vente sont régies par la loi française. Seule la version en langue française des présentes Conditions Générales fait foi.

21. Intégralité

  • Les présentes CGV et le bon ou la demande de réservation expriment l’intégralité des obligations des parties.

  • Aucune condition générale ou spécifique communiquée par le Client ne pourra s’intégrer aux présentes conditions générales.

  • Les documents formant les engagements contractuels entre les parties sont, par ordre de priorité décroissant, le devis et les présentes CGV.

  • En cas de contradiction entre le devis et les CGV, les dispositions figurant au devis seront les seules applicables pour l’obligation en cause.

22. Evolution/modification des Conditions générales de vente

  • Les présentes CGV peuvent être à tout moment modifiées et/ou complétées par l’IRCAD. Dans ce cas, la nouvelle version des conditions générales de vente sera mise en ligne par l’IRCAD. Dès sa mise en ligne sur le Site, la nouvelle version des CGV s’appliquera automatiquement pour tous les Clients.

23. Informations pratiques

Parking du Nouvel Hôpital Civil ouvert jusqu’à 22h00
Parking Saint Nicolas rue de la porte de l’hôpital
Parking centre historique Petite France rue de Molsheim
Parking Gutenberg place Gutenberg